Le processus suite à l’octroi

Le BRDV communique avec le chercheur pour lui demander de fournir un budget révisé (c'est-à-dire une version mise à jour du budget après l'annonce de l'octroi) qu'elle soumettra par la suite à la FCI. Un délai de neuf mois est prévu pour cette étape obligatoire. C'est aussi à ce moment qu'une date de fin de projet sera définie par le chercheur en accord avec le BRDV.

Pour préparer son budget révisé, le BRDV fournira un modèle de tableau (en format Excel) au chercheur. Ce dernier doit alors contacter les fournisseurs afin de demander des soumissions mises à jour et d'obtenir deux soumissions compétitives. À cette étape, le chercheur peut encore apporter certaines modifications à son budget initial; cependant, chaque modification doit être justifiée, et la FCI se réserve le droit de les refuser.

Généralement les fonds sont reçus entre deux à quatre semaines après la soumission du budget révisé à la FCI.

Le BRDV procède à l'ouverture de deux comptes au nom du chercheur: l'un pour la portion financée par la FCI et l'autre pour la portion financée par le gouvernement du Québec. Ces deux comptes ne peuvent servir qu'aux dépenses mentionnées dans le budget révisé. Aucune autre dépense n'est admissible, sauf sur autorisation du BRDV. Ce dernier est responsable des dépenses qui sont imputées à ces comptes.

Lorsque le chercheur veut débuter l'acquisition de l'infrastructure décrite dans son budget, il doit remplir une demande d'approvisionnement en indiquant le poste budgétaire auquel chaque achat correspond; il doit ensuite la faire suivre à la Direction des finances, à l'attention de Marc Desjardins.

Advenant une modification de certains postes budgétaires ou de certains coûts par rapport au budget révisé, la Direction des finances communique avec le BRDV. Si ce dernier juge que de l'information supplémentaire est nécessaire, il communique alors avec le chercheur pour l'obtenir et, ensuite, approuver la modification ou, s'il s'agit d'une modification majeure, faire suivre une demande de modification à la FCI.

L'acquisition de l'infrastructure doit respecter celle prévue lors de la révision du budget. Les acquisitions doivent être terminées avant la date de fin figurant dans le budget révisé. Advenant des délais supplémentaires, le chercheur doit communiquer avec le BRDV pour demander une prolongation du projet. Cette demande doit contenir une nouvelle date de fin et une justification des délais.