La définition idéale du matériel transféré doit respecter les droits de l’Université et du propriétaire du matériel. Pour le matériel biologique, idéalement, elle devrait être : « Matériel signifie le matériel original, la progéniture et les dérivés non modifiés ».

Une définition trop large ferait en sorte que les résultats découlant des recherches appartiendraient au propriétaire du matériel qui aurait le contrôle sur les utilisations futures des résultats. Cela pourrait signifier que l’Université pourrait ne plus pouvoir utiliser les résultats pour des fins de recherche et de publication.

La majorité des ententes de transfert de matériel imposent que le matériel soit utilisé uniquement dans le cadre d’un projet de recherche spécifique et sous la supervision du chercheur responsable du projet. L’utilisation du matériel à l’extérieur des laboratoires du chercheur responsable et pour des fins autres que celles prévues à l’entente est strictement défendue car le propriétaire, avec raison, désire garder le contrôle sur l’utilisation du matériel.

L’Université et le chercheur responsable du projet doivent s’assurer de bien comprendre les implications des restrictions et le chercheur devra informer tous les membres de l’équipe qui auront à travailler avec le matériel.

Si l’utilisation du matériel se fait dans le cadre d’un projet pour lequel une entente de recherche a été signée avec un tiers, le propriétaire du matériel doit être préalablement avisé. Généralement, un propriétaire interdira l’utilisation de son matériel dans tout projet qui donnerait des droits sur son matériel à des tiers qui ne sont pas partie à l’entente de transfert de matériel.

A priori, l’Université ne devrait pas consentir de droits sur les résultats découlant de l’utilisation du matériel tout en reconnaissant que le propriétaire conserve ses droits sur le matériel original.

Cependant, l’Université peut choisir d’offrir au propriétaire une licence non exclusive pour utilisation à des fins internes non commerciales ou une option d’une durée limitée pour la négociation d’une licence portant sur les résultats découlant de l’utilisation du matériel ou sur les modifications apportées au matériel.

Parfois, le propriétaire impose certaines conditions sur la façon de procéder pour le dépôt de brevets découlant de découvertes issues de l’utilisation du matériel. Ceci peut être acceptable mais l’Université ne devrait jamais accepter que le propriétaire du matériel l’empêche de déposer des brevets