Le Comité de déontologie de l'expérimentation sur les animaux (CDEA) se réunit tous les mois pour l'évaluation des demandes d'autorisation, à l'exception du mois de juillet. De plus, le CDEA tient deux réunions administratives au cours de l'année académique.
La date limite pour le dépôt des demandes en vue de l'examen lors d'une réunion est de dix jours avant la date de cette réunion, afin de permettre aux membres du comité de recevoir une copie des documents et d'en prendre connaissance.
Au cours de la réunion, le président du CDEA résume chaque demande. Les membres sont ensuite invités à poser des questions ou à formuler des commentaires sur le protocole à l'étude. Le vétérinaire clinicien est invité à donner son avis, particulièrement en cas d'utilisation d'anesthésiques et/ou d'analgésiques (produit et dose appropriés) et sur les questions de points limites et de traitements, ou autre. S'il y a consensus, le protocole est approuvé. Dans l'éventualité où certains points demeurent à éclaircir ou à corriger, l'utilisateur est invité à apporter des précisions. Si le Comité juge que les points soulevés peuvent avoir un impact négatif important sur le bien-être animal, le protocole sera retenu et le CDEA le réévaluera lors de la prochaine réunion après réception des clarifications ou corrections de la part de l'utilisateur.
Pour les protocoles autorisés, l'achat des animaux est possible dès le lendemain de la réunion du CDEA.
De façon exceptionnelle et dans la mesure où elle est dûment justifiée, une demande de modification (p. ex., nouvelle manipulation, ajout d'animaux, etc.) ou de renouvellement peut être requise de façon urgente.
Un sous-comité révise la demande urgente et émet une décision provisoire, généralement transmise au demandeur de 24 à 48 heures après le dépôt de la demande. Cette décision, aussitôt effective, reste sujette à la décision officielle du comité plénier lors de la réunion suivante.
Ce sous-comité est composé du président, du représentant du public, d'un membre utilisateur d'animaux et de la directrice de la Division des animaleries.
Toute demande d'appel à l'endroit d'une décision rendue par le Comité de déontologie de l'expérimentation sur les animaux (CDEA) doit être acheminée au président du CDEA.
Le président réunira les membres d'un sous-comité et la personne ayant logé l'appel sera invitée à participer aux discussions. Si un consensus ne peut être atteint, le dossier sera transmis au vice-rectorat à la recherche, à la création et à l'innovation. La décision rendue par celui-ci sera sans appel.
Le secrétariat de la Division des animaleries reçoit les commandes d'animaux des utilisateurs, par télécopieur ou téléphone. La première étape avant l'acceptation d'une commande d'animaux est la vérification dans la base de données du statut d'autorisation donné par le Comité de déontologie de l'expérimentation sur les animaux (CDEA) au protocole visé.
De plus, la personne recevant la commande doit vérifier les notes inscrites par le CDEA dans la base de données sur ce protocole (p. ex., restriction quant aux espèces autorisées, autorisation provisoire, dernière commande, lettre à fournir au CDEA, etc.) et apporter les suites requises.
La décision d'accepter une commande d'animaux et de la transmettre au fournisseur suit les conditions émises par le CDEA dans la procédure de régie et d'opération standard CDE-02- Évaluation des demandes d'autorisation d'utiliser des animaux.
Le secrétariat du CDEA envoie un avis par lettre pour les protocoles arrivant bientôt à échéance. De plus, la personne responsable des commandes d'animaux à la Division des animaleries avise les usagers lorsque leur protocole devient échu ou que le nombre autorisé est dépassé, afin qu'ils donnent les suites requises pour pouvoir continuer à commander des animaux.
Le CDEA supervise le soin et l'utilisation des animaux à l'Université. Il mandate la Division des animaleries pour développer des procédures de régie et d'opération standards relatives à tous les aspects du soin et de l'utilisation des animaux. L'index de ces procédures se retrouve dans le document ADM-00W-Index des procédures de régie et d'opération standard. Il est possible d'obtenir le détail de certaines de ces procédures en présentant une demande adressée au secrétariat de la Division des animaleries.
